前回のブログで残業について書きました。
みなさん、残業減らしたいですよね？
僕がサラリーマン時代に残業を減らした方法をご紹介します。
なお、事務処理系の仕事が多い人向けです。
出張すれば残業は減ります
その方法とは出張です。
ジジイがボケたか？と言われそうですが、本当です。
僕は出張を増やすことで残業を減らせました。
そのきっかけは上司の一言です。
お前がそこにいるのが悪い
ある日、上司が僕にこう言ったんです。
お前さ、なんでいつも会社にいるの？
お前が目の前にいるとさ、俺もついついさ、
「あれはどうなった？」って聞いたり、
「あれもやっとけよ」って言ったりするじゃん。
そうやってお前の仕事が増えるのさ。
お前がそこにいるからさ、お前の仕事が増えるんだぜ。
なのになんでいつも会社にいるの？
マジで殺してやろうかと思いました。笑
出張してみた→本当に減った！
でも、たしかに言われてみればそうですよね。
みなさんも思い当たることあるでしょ？
で、そうだよなぁ、って思って試してみたんです。
出張をポンポンって入れてみたんです。
そしたら本当に減ったんです。残業が。
事務作業は会社でやるな！
残業が減った理由。
それは事務作業の効率が劇的にアップしたことです。
報告書とか予算計画書とかの事務作業を会社でやっている。
上司が話しかけてきたり、電話がかかってきたり。
中断されて、再開して、また中断しての繰り返し。
会社で事務作業をやるのって、とんでもなく効率が悪いんです。
事務作業は移動中にやろう！
上司の挑発に乗って出張を入れたものの、事務作業もありました。
僕は仕方なく、往復の飛行機や新幹線の中でやりました。
これがまぁ、サクサク進むのなんのって！
上司もいない。電話もかかってこない。
会社でやるのに比べて、2倍以上のスピードで処理できます。
移動時間はけっこう多い
そして移動時間って、実はけっこう多いんです。
空港に着いてから目的地に着くまで、2時間くらいかかりますよね。
往復で4時間です。
新幹線で東京－新大阪だと往復5時間。
会社で誰にもじゃまされずに事務作業を5時間とか、なかなかないでしょ？
出張中だとそれができるんです。
事務作業の準備が大切
もちろん、何も準備せずに出張したらアウトです。
まず、移動中でもできる事務作業をしらみつぶしにリストアップ。
優先度の高いものから出張計画に入れていきます。
これは行きの飛行機でやろう。
これは取引先に移動するタクシーの中で。
スケジュール表に処理する作業を落とし込んでいきます。
離着陸中の作業も準備する
移動中の時間は一切ムダにしてはいけません。
ですので僕は、飛行機が離陸、着陸するときのために、パソコンを使わなくてもできる作業も準備していました。
半年くらい先まで見て、やらなければならない事務作業を出張に入れ込む。
誰にもじゃまされない移動時間で、前倒しで事務作業を処理しまくりました。
それで残業がかなり減ったのです。
出張すると作業は増える？
そうですよね。出張で発生する作業がありますよね。
たしかに増えますが、出張中にほぼすべて処理できます。
たとえば新しい部品の社内用の登録用紙。
僕は商談中に書いてました。（ってか、取引先に書いてもらってました。笑）
こうすれば、帰社してから事務に渡すだけで済みます。
出張報告書は出張前に書く
出張報告書は出発前に8割くらい書き終わってました。
というのも上司が厳しくて、認められるのは成果が見込める出張だけだったからです。
つまり、出張に行く前の時点でどういう成果が得られるか見えてる。
出張で何をして、どういう成果を得るか、おおよそ目星が立っているということです。
だから、出張に行く前に出張報告書は8割は書けるんです。
空欄にしておいた残りの2割を、商談中に書き足して完成です。
こんな感じの出張です
具体的にどんな出張になるのか？
こんな感じです。
- 空港に到着、チェックインを済ませて搭乗ゲートに移動
- ベンチでパソコンを開いて事務作業スタート
- 飛行機に乗ってパソコンで事務作業再開
- 飛行機が動き出したらパソコンを使わない作業開始
- 水平飛行になったらパソコン作業再開
- 着陸態勢に入ったらパソコンなし作業再開
- 飛行機を降りたら電車の中でメールチェック
- 取引先で商談しながら登録用紙、報告書など作成
- 次の取引先への移動中にメールチェック
- 商談が終わって空港へ移動しながら報告書完成
- 行きと同じように空港と機内で事務作業
移動時間を有効に使おう！
新幹線や飛行機の中で、新聞を読んだりスマホを触っている会社員。
移動時間くらいゆっくりしたいという気持ちは分かります。
でも、もったいないですよ。
上司もいない、電話もかかってこない。
移動時間ほど効率の良い、事務作業時間ってないですから。
出張して残業を減らそう！
スマホを触るのをちょっと我慢して、事務作業をこなしませんか？
会社でやるより倍のスピードで作業が進みます。
その結果、残業時間を確実に減らせます。
しかもしかも、出張手当で収入もアップです。笑